ASAS SERTIFISERING AS
Kapittel: 10		FREMGANGSMÅTE VED SERTIFISERING			Nr. Utgave Side		:ASA-1001 : D :1 av 7		Dato: 13.01.2013
	Utarbeidet av: Ewa Raade Gravdal							Sign. :
	Godkjent av: Ellington Wilkins							Sign. :
Referanse:

10.0 Generelt

Med sertifisering mener vi følgende:

1. Søknad om sertifisering

2. Aksept av søknad

3. Evaluering av dokumentasjon

4. Sertifiseringsrevisjon

5. Aksept av forslag til korrigerende tiltak

6. Etter-revisjon

7. Utstedelse av sertifikat

8. Oppfølgingsrevisjoner

9. Re-sertifisering

ASAS skal administrere sertifiseringsordning slik at alle opplærings og sakkyndige virksomheter som måtte ønske å bli sertifisert av ASAS SERTIFISERING AS, får like muligheter til dette.

Informasjon

Det er mulig for opplæring/sakkyndig- virksomheter å hente inn informasjon fra ASAS SERTIFISERING AS om sertifiseringsordning. Informasjonen omfatter følgende:

· Retningslinjer

· Beskrivelser av sertifiseringsordningen

· Krav til sertifisering iht. Forskrift om utførelse av arbeid og tilleggskriterier.

ASAS SERTIFISERING AS
Kapittel: 10		FREMGANGSMÅTE VED SERTIFISERING			Nr. Utgave Side		:ASA-1001 : D :2 av 7		Dato: 13.01.2013
	Utarbeidet av: Ewa Raade Gravdal							Sign. :
	Godkjent av: Ellington Wilkins							Sign. :
Referanse:

10.1 Søknad om sertifisering:

Når opplæringsvirksomheten har bestemt seg for å la seg sertifiseres, sendes et søknadsskjema til ASAS.

10.2 ASAS Sertifisering AS aksept av søknaden sendes skriftlig til virksomheten med pre-evalueringsskjema.

Med aksept av søknad aksepterer opplærings / sakkyndig virksomheter de retningslinjer og krav som stilles til virksomhet, så lenge det foreligger en signert søknad.

10.3 Evaluering av dokumentasjon:

Etter utfylt pre-evalueringsskjema, velger ASAS Sertifisering AS ut en revisjonsleder som skal følge hele sertifiseringsprosessen av opplærings og sakkyndig virksomheter.

Revisjonsleder har ansvaret for at virksomheten oppfyller de krav som er fastsatt av forskriften om bruk av Arbeidsutstyr. På bakgrunn av dette, informere revisjonsleder hvis det foreligger mangelfulle opplysninger eller hvis kravene til instruktørenes kompetanse, lokaler, og utstyr ikke er oppfylt. Eventuelle avvik vil kreve at korrigerende tiltak igangsettes.

Etter avtale med opplærings/sakkyndigvirksomheten gis tilbakemelding om følgende:

1. ASAS gir tilbakemelding om resultatet av evaluering.

2. ASAS påpeker avvik og forslag til gjennomføring av korrigerende tiltak.

3. Kommentarer og eventuelle pålegg utleveres opplærings/sakkyndig virksomheten.

ASAS, i samarbeid med virksomheten, utarbeider en handlingsplan med tidsfrister ut fra pkt.3

NB!!

ASAS forbeholder seg retten til å peke på eventuelle områder som ikke tilfredsstiller de fastsatte krav.

ASAS klargjør revisjonsgruppen, og revisjon program, samt eventuell anvendelse av ekstern ekspertise.

Etter valget av revisjonsgruppe, skal deltagernes navn, samt program for revisjon sendes opplæringsvirksomheten. Opplærings/sakkyndigvirksomhet har rett til å avvise deltagere av denne gruppen ved skjellig grunn.

Opplærings/sakkyndigvirksomhet aksept av revisjonsprogram og revisjonsgruppen meddeles ASAS SERTIFISERING AS muntlig eller skriftlig.

ASAS SERTIFISERING AS
Kapittel: 10		FREMGANGSMÅTE VED SERTIFISERING			Nr. Utgave Side		:ASA-1001 : D :3 av 7		Dato: 13.01.2013
	Utarbeidet av: Ewa Raade Gravdal							Sign. :
	Godkjent av: Ellington Wilkins							Sign. :
Referanse:

Organisering av revisjonsgruppe:

Gruppen skal bestå av minst to deltagere, hvorav:

Revisjonsleder: delvis utøvende og kontrollerende myndighet

Fagrevisor: utøvende rolle

Spesialister: utøvende rolle

10.4 Sertifiseringsrevisjonen:

Sertifiseringsrevisjonen gjennomføres av den aksepterte revisjonsgruppen.

Revisjonen skal gjennomføres etter godkjent revisjonsprogram og dette er inndelt på følgende måte:

· formøte

· gjennomføring av sertifiseringsrevisjon

· ettermøte

10.4.1 Formøte:

Revisjonsleder styrer møtet.

- Formålet er:

A) å sikre enighet om sertifiseringsrevisjonen fremgangsmåte samt en presentasjon av revisjonsgruppen til opplæringsvirksomhet.

B) Etablere en offisiell kommunikasjonskanal mellom partene.

C) Oppklaring av eventuelle uklarheter.

D) Taushetsplikt blir akseptert og forstått av begge parter.

ASAS SERTIFISERING AS
Kapittel: 10		FREMGANGSMÅTE VED SERTIFISERING			Nr. Utgave Side		:ASA-1001 : D :4 av 7		Dato: 13.01.2013
	Utarbeidet av: Ewa Raade Gravdal							Sign. :
	Godkjent av: Ellington Wilkins							Sign. :
Referanse:

10.4.2 Gjennomføring av sertifiseringsrevisjon:

Ved sertifiseringsrevisjon bedømmer revisjonsgruppen bl.a. følgende:

Kompetanse, gjennomføring av kurset, lokaler og utstyr som blir brukt til gjennomførelsen.

Kompetanse, gjennomføring av kontroll, sjekklister, utstyr som brukes ved kontroll, og arkivering av sjekklistene.

n Opplærings/sakkyndig virksomhet skal oppfylle de krav som er fastsatt i forskriften, samt andre relevante krav for å sikre at elevene får den opplæring de har krav på.

n Det blir foretatt verifisering av instruktøren/kurset med stikkprøver i forskjellige faser for å sikre at alt er gjort i henhold til Forskriften og aktuell læreplan.

n Opplæringsvirksomhetens gjennomføring av kurset er i samsvar med relevante læreplaner.

n Sakkyndigvirksomhet skal dokumentere tilgang til kvalifisert kontrollør.

n Sakkyndigvirksomhet skal dokumentere kontroll rutiner, og tilgang til det nødvendige utstyr for gjennomføring av kontroller.

n Det blir foretatt verifisering av kontrollør og eller kontroll med stikkprøver for å sikre at kontroll er i tråd med kravene i forskriftene.

Omfattende sjekklister (ut fra læreplaner, ISO standarden og forskriften) vil danne basisgrunnlaget for gjennomføringen av sertifiseringen.

Opplærings/sakkyndigvirksomheten skal delta, samt være behjelpelig med å fremskaffe dokumentasjon.
Opplærings/sakkyndigvirksomheten skal også bevitne eventuelle avvik som revisor avdekker.

Revisjonsgruppen avholder interne møter for å diskutere eventuelle avvik som blir funnet.

Nødvendige endringer for gjennomførelsen blir her avtalt og konkretisert.

Ved slutten av hver arbeidsdag holdes oppsummeringsmøte med opplæringsvirksomheten. Dette møtet holdes av revisjonsleder.

Plan for møte/momenter til vurdering.

· Vurdering av revisjonsframdrift.

· Vurdering av avvik.

· Avtalt tidsfrister for fremsettelse av de korrigerende tiltak.

· Hvis det på et tidlig tidspunkt i revisjonen blir oppdaget vesentlige avvik eller mangler fra de fastsatte kravene (ut ifra læreplaner, ISO standarden og forskriften), plikter revisjonsleder å informere opplæringsvirksomheten.

· Ved vesentlige mangler / avvik anbefales ikke utstedelse av sertifikat.

· Sertifiseringsrevisjonen kan likevel fortsette etter gjensidig avtale.

· Det fortsettes for å få overblikk over samtlige mangler og /eller avvik.

· Avbrytes for først å rette opp det som er avdekket før revisjonen gjenopptas.

ASAS SERTIFISERING AS
Kapittel: 10		FREMGANGSMÅTE VED SERTIFISERING			Nr. Utgave Side		:ASA-1001 : D :5 av 7		Dato: 13.01.2013
	Utarbeidet av: Ewa Raade Gravdal							Sign. :
	Godkjent av: Ellington Wilkins							Sign. :
Referanse:

10.4.3 Ettermøte:

Ved avslutning av revisjonen avholdes et møte som ledes av revisjonsleder.

På møtet vil revisjonsleder gi et muntlig sammendrag av de observasjoner som ble foretatt under revisjonen.

En oversikt over avvik overleveres opplærings/sakkyndigvirksomheten.

I revisjonsrapporten fra ASAS vil opplærings og eller sakkyndig virksomhet bli gjort kjent med gruppens innstilling for mulighet til å oppnå sertifikatet.

I samme rapport skal opplæringsvirksomheten gjøres kjent med de forhold som eventuelt ikke møter forskriftenes krav, og hvor det må gjennomføres korrigerende tiltak.

ASAS oversender senest to uker fra sertifiseringsrevisjons siste dag, en rapport som bekrefter resultatet av sertifiseringsrevisjonen. Denne rapporten skal også inneholde tidspunkt for gjennomføring av en eventuell etter-revisjon.

ASAS SERTIFISERING AS
Kapittel: 10		FREMGANGSMÅTE VED SERTIFISERING			Nr. Utgave Side		:ASA-1001 : D :6 av 7		Dato: 13.01.2013
	Utarbeidet av: Ewa Raade Gravdal							Sign. :
	Godkjent av: Ellington Wilkins							Sign. :
Referanse:

10.5 Aksept av forslag til korrigerende tiltak:

Opplærings og eller sakkyndig virksomhet plikter å sende en rapport med forklaring om avviksårsaker samt en beskrivelse av korrigerende tiltak innen en avtalt tidsfrist.

Innen to uker fra mottakelsen av rapporten, skal ASAS meddele virksomheten sin aksept / avslag.

10.6 Etter revisjon:

Opplærings/sakkyndig virksomheter skal til avtalt tid dokumentere ovenfor ASAS, at de korrigerende tiltak er gjennomført.

Deretter skal det avholdes en etter revisjon for å verifisere at alle korrigerende tiltak er blitt gjennomført tilfredsstillende. Denne utføres senest 2 måneder etter sertifiseringsrevisjon.

ASAS skal i rapporten gjøre opplærings/sakkyndigvirksomheten kjent med revisjonsgruppen innstilling til virksomhetens muligheter for å oppnå sertifikat.

Opplæringssakkyndigvirksomhet skal i samme rapport bli gjort kjent med de forhold, hvor krav fremdeles ikke er oppfylt og hvor det skal gjennomføres ytterligere korrigerende tiltak.

Etter-revisjon er først avsluttet, når alle korrigerende tiltak er gjennomført og er verifisert og akseptert av ASAS.

10.7 Utstedelse av sertifikatet:

På grunnlag av den samlede revisjonsrapport utsteder ASAS et sertifikat til opplærings/sakkyndig virksomheten.

Opplærings og eller sakkyndig virksomhet registreres som ihendehaver av sertifikat.

ASAS sitt sertifikat er kun gyldig når den er underskrevet av ASAS SERTIFISERING AS sin leder eller leders sin stedsfortreder. Stedsfortreder skal være utnevnt av daglig leder.

Stedsfortrederen gis fullmakt til å gjennomføre alle nødvendige arbeidsoppgaver.

Grunnlaget er:

Revisjonsleders innstilling, eller ettervurdering og tilslutning av sertifiseringsorganets styre.

ASAS SERTIFISERING AS
Kapittel: 10		FREMGANGSMÅTE VED SERTIFISERING			Nr. Utgave Side		:ASA-1001 : D :7 av 7		Dato: 13.01.2013
	Utarbeidet av: Ewa Raade Gravdal							Sign. :
	Godkjent av: Ellington Wilkins							Sign. :
Referanse:

10.8 Oppfølgingsrevisjon:

Det skal gjennomføres i løpet av tolv (12) måneder 1 (en) oppfølgingsrevisjon hos opplæringsvirksomheten for å verifisere at den fortsatt etterlever de fastsatte krav som danner grunnlag for sertifiseringen.

Dette omfatter kontroll av opplæringsvirksomheten, for å påse at den følger de krav og regler som sertifikatet representerer. Er det gjort endringer skal dette ha været meddelt ASAS for godkjennelse.

Oppfølgingsrevisjon avtales først med opplærings/sakkyndigvirksomheten, men ASAS har rett til etter eget valg å gjennomføre supplerende oppfølgingsrevisjon uten forvarsel. Dette for å sikre at opplærings/sakkyndigvirksomheten til enhver tid oppfyller de avtalte kravene. En slik revisjon omfatter stikkprøver av hele apparatet.

Hvis det blir avdekket vesentlige mangler eller avvik vil dette resultere i supplerende oppfølgingsrevisjon for å verifisere at avvik blir rettet opp til avtalt tidsfrist.

Hvis avvik er mindre vesentlige vil ASAS skrive avviksrapport, men disse vil normalt ikke lede til en supplerende oppfølgingsrevisjon.

Ved avslutning av en oppfølgingsrevisjon skal ASAS muntlig og senest to uker etter revisjonen i en skriftlig rapport gjøre virksomheten kjent med innstillingen.

I samme rapport skal opplærings og sakkyndig virksomhet gjøres kjent med de forhold som eventuelt ikke tilfredsstiller kravene i Forskrift best. nr 555, og tilleggskriteriene og hvor det må gjennomføres korrigerende tiltak.

10.9 Re sertifisering

Etter endt sertifiseringsperiode, og i god tid (senest 2 måneder) før sertifikatets utløpsdato bør en ny søknad foreligge hos ASAS sertifisering AS.

Denne prosedyren gjelder for sertifiserte virksomheter som er sertifisert iht. Forskrift om administrative ordninger på Arbeidstilsynets område, § 8-1 og § 8-4.

10.9.1 Søknad om re-sertifisering

Samme prosess som i 10.0, punkt 1 til 7